Как хранить акты сверок с контрагентами

Сверка с контрагентами: почему это важно и как провести сверку

Как хранить акты сверок с контрагентами

Начинающие бухгалтера зачастую задаются вопросом: насколько важна сверка расчетов с контрагентами и какова очередность ее проведения? Данная процедура относится к инвентаризации обязательств компании и является подтверждением факта наличия задолженности или переплаты.

Оформляется сверка специальным документом – актом, который подписывают обе стороны. Грамотно оформленная сверка расчетов позволяет бухгалтеру избежать многих ошибок в учете (налоговом и бухгалтерском).

Акт сверки взаиморасчетов требуется юристу компании для подготовки искового заявления в Арбитражный суд, если контрагент не исполняет своих обязательств и на предупредительные письма не реагирует.

Обязательность проведения сверки

Порядок, периодичность и сроки проведения инвентаризации обязательств определяются каждой компанией индивидуально, что закрепляется в учетной политике учреждения на очередной финансовый год. Исключение из этого правила – обязательная инвентаризация, которая должна предварять составление годовой бухгалтерской отчетности.

Сверка с контрагентами обеспечивает достоверность ведения бухгалтерского и налогового учета, чем реализуется один из главных принципов организации работы бухгалтерской службы организации.

Не реже 1 раза в год проводится сверка со следующими субъектами:

  • покупатели с заказчиками;
  • поставщики с подрядчиками;
  • кредиторы с дебиторами.

Проведение сверки осуществляется по Методическим указаниям, разработанным для инвентаризации обязательств и имущества (утверждены 13 июня 1995г. Приказом Министерства финансов РФ № 49, в редакции от 08 ноября 2010г.). Анализируется задолженность по следующим счетам синтетического учета:

  • 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
  • 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
  • 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
  • другим счетам в зависимости от специфики деятельности хозяйственного субъекта.

Порядок проведения сверки

Двусторонний акт сверки с контрагентом составляется в 2-х экземплярах, по 1 экземпляру для каждой стороны. Первый экземпляр документа бухгалтер регистрирует в журнале, после чего – подшивает в специальное дело для хранения и контроля расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками.

Направляется акт контрагенту простым или заказным письмом, иногда для сокращения сроков обработки документ может быть направлен адресату по электронной почте или факсимильным каналам связи. Контрагент проверяет полученный акт и предпринимает следующие действия:

  • подтверждает сальдо;
  • составляет акт разногласий;
  • игнорирует предлагаемую сверку.

Расхождения в данных возможны вследствие счетных ошибок бухгалтера, некорректного отражения данных первичных документов на счетах синтетического учета и т.д. Любые несоответствия, обнаруженные в учете одной или второй стороны сверки, требуют детального изучения и корректировки.

Списывать дебиторскую или кредиторскую задолженность самостоятельно, без проведения взаимозачета между контрагентами нельзя! Исключение – списание безнадежных долгов по истечении срока исковой давности.

Документальное оформление сверки с контрагентами

Акты сверок с контрагентами можно оформлять в свободной форме, унифицированного документа для подобных операций не разработано. Но существует перечень общепринятых правил для составления рассматриваемого документа:

  • предварительная проверка названия контрагента на предмет его возможного изменения. Сделать это можно любым удобным способом (например, запросить электронную выписку из ЕГРЮЛ на сайте nalog.ru);
  • указание на конкретный договор, чтобы проверяющим органам и самому контрагенту было понятно о каком направлении сотрудничества идет речь. Особенно это актуально для сверки расчетов с компаниями, с которыми заключено одновременно несколько договоров поставки или оказания услуг. При возникновении налоговых споров ссылка на номер и дату договора позволяет быстро идентифицировать обязательство и точно установить его исковой срок давности;
  • при заполнении акта сверки обязательно делать ссылку на первичные документы – накладные на продукцию, акты оказания услуг, платежные поручения на оплату и т.д. По перечисленным первичным регистрам легче восстановить хронологию расчетов и подтвердить сальдо;
  • обязательно указание в акте сверки даты инвентаризации обязательств, юридического наименования сторон, суммы долга, расшифровки должностей и подписей от обоих контрагентов;
  • если одна из компаний – налогоплательщик НДС, акт инвентаризации обязательств должен содержать ссылку на данный факт (примерно так – в сумму задолженности входит НДС 18%);
  • дата подписания документа – важная деталь, влияющая на продление срока исковой давности задолженности (3 года). Не стоит путать дату составления акта сверки с датой его подписания сторонами, налоговики рассматривают именно последнюю при дополнительном начислении прибыли. Важно: если одна сторона подписала акт 10-го числа, а вторая – 11-го, ориентироваться нужно на более позднюю из них;
  • наличие у лиц, подписывающих сверку расчетов, полномочий для выполнения данного действия. Традиционно акт инвентаризации визирует руководитель компании. Если это делает иной сотрудник организации – потребуется подтверждение его полномочий (приказ, доверенность и т.д.).

Следуя вышеперечисленным правилам составления акта сверки, бухгалтеру удастся избежать споров и недопонимания с налоговыми органами, с недобросовестными контрагентами и иными заинтересованными лицами. Форму и содержание акта сверки с контрагентами желательно закрепить в Учетной политике организации в форме Приложения к ней.

Пример продления срока исковой давности по задолженности

Сверка расчетов с контрагентами влияет на списание безнадежных долгов компании, которые относятся на 91 счет бухгалтерского учета (как прочие доходы или расходы). С момента подписания акта 3-летний исковой срок продлевается и начинается новый отсчет.

Конкретный пример:

Компания «Иволга» на 01 марта 2016г. по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» имеет долг 200 000 руб. за проданную предприятию «Колокольчик» продукцию. Реализация товара произошла 30 декабря 2012г.

Условия оплаты по договору – в течение 2-х месяцев с момента отгрузки покупателю. Акт сверки с данным контрагентом был подписан 01 октября 2013г.

Когда именно главный бухгалтер «Иволги» вправе списать безнадежную дебиторскую задолженность на прочие расходы компании по причине истечения 3-летнего срока исковой давности?

Источник: http://nebopro.ru/blog/sverka-s-kontragentami-pochemu-eto-vazhno-i-kak-provesti-sverku/

Акт сверки с контрагентами: запрос, письмо, срок хранения, расхождения, образец

Как хранить акты сверок с контрагентами

Один из наиболее популярных документов в бухгалтерском учете, акт сверки, позволяет избежать ошибок разнесения выписок и платежей.

В форме, инициировать создание которой может любая из сторон хозяйственных отношений, отражаются сведения денежного характера по отгрузкам и оплатам между организациями.

В начале и в конце акта сверки выводится сумма с задолженностью в пользу того ли иного контрагента.

Основная функция документа – получить письменное подтверждение или разногласия от второй стороны. Документом могут воспользоваться сами работники бухгалтерии, проверяющие, штатные юристы для составления претензии и участники ликвидационной комиссии.

Понятие и суть

Невзирая на то, что в действующем законодательстве нет четкого определения сроков издания такого документа, составление акта сверки (АС) является нормой для любого порядочного бухгалтера. Работа с документом, подтвержденным второй стороной, позволит упредить ошибки в налоговом или бухгалтерском учете.

Также наличие подшитого в деле акта всегда поможет решить спорные вопросы, так как по нему можно доказать факт принятия к учету тех или иных сумм. Согласно Постановлению Президиума Высшего арбитражного суда, за номером 13096/12 от 2013 года, дата подписания акта сверки может использоваться как день отсчета нового срока исковой давности.

Цель формирования

  1. Первой функцией, которую выполняет акт сверки, является подтверждение хозяйственных операций. Особенно документ актуален сегодня, когда большинство организаций применяют для расчетов системы дистанционного банковского обслуживания. Счет-фактуры подтверждают отгрузку, но только в одностороннем порядке, а акты приема-передачи могут возвращаться от контрагентов годами.

    Причем хозяйствующие субъекты могут «не придавать значения» отработке отгрузочных документов умышленно.

  2. Акт сверки требуется для предъявления доказательств в суде. Именно по этому документу возможно определить наличие долга (иногда посчитать) за ответчиком.
  3. Двусторонний акт используется в работе инвентаризационной комиссии.

    Согласно учетной политике организации, бухгалтерия периодически может списывать безнадежные долги (в отношении которых истек срок исковой давности). Отметка бухгалтерии оппонента позволяет заново отсчитывать период, в течение которого остается возможность инициирования судебного разбирательства.

  4. Четвертой функцией, которую используют бухгалтеры, является проведение взаимных требований между хозяйствующими субъектами при долгосрочном сотрудничестве.

Обязательно ли его делать

Специальных требований к периодичности составления и отработки таких форм нет. Частота издания таких документов может определяться учетной политикой организации в зависимости от специфики деятельности компании. Например, в газовых компаниях обычно запрашивают такты сверок ежеквартально.

Форма

Как таковой формы документа не устанавливается. Бланк всегда можно скачать в сети интернет и воспользоваться рекомендациями по его заполнению.

За организациями сохраняется право вносить свои изменения в форму. Такие действия обычно совершаются для целей повышения информативности АС.

Нормативное регулирование

Как уже отмечалось ранее, форма АС ничем не устанавливается. Вместе с тем, при его составлении корректно будет применять требования общеотраслевого Федерального Закона 129 «о бухгалтерском учете». В нормативе приводится содержание обязательных к отражению реквизитов:

  • Наименование формы, дата составления;
  • Подробное описание взаимодействующих субъектов отношений;
  • Содержательная часть – хозяйственные операции, подлежащие сравнению между учетными системами контрагентов;
  • Подписи ответственных должностных лиц с расшифровкой.

Во избежание недоразумений и претензий со стороны оппонентов или проверяющих организации обычно закрепляют форму акта сверки в положении об учетной политике.

Как запросить такой АС

  • Можно использовать несколько способов, чаще всего используют отработанный канал связи, например, электронную почту.
  • Альтернативным вариантом запроса, который всегда можно будет подтвердить, является загрузка в коммуникационную систему. Обычно такие программы используют оба субъекта хозяйственных отношений. Это могут быть платформа «ДИАДОК», «Сбербанк бизнес онлайн» и другие приложения.

Сверка с контрагентами в программе Бухгалтерия Контур описана в данном видео:

Если контрагент отказывается подписывать акт

В таком случае выход только один – направить документ, оформленный по правилам бухгалтерского учета заказным письмом (курьером) на юридический адрес оппонента.

При этом к акту сверки необходимо приложить сопроводительное письмо. В своих действиях всегда можно сослаться на то, что, если контрагент в течение 10 дней после вручения не прислал свои возражения (акт с разногласиями), акт сверки можно считать офертой.

Расхождения в документе

Обычно такие пометки ставятся в документах редко. На практике, бухгалтеры, следуя этикету, стараются уладить противоречия в ходе переговоров.

  • Все обсуждается, если одна сторона признает неточности в своем учете, ее сотрудники делают корректировки и подписывают акт другой стороны.
  • Если ошибки выявлена на стороне инициатора, формируется новый акт, прежний документ считается недействительным.

Срок хранения

Период, в течение которого лучше хранить учетную документацию, обычно основывается на предписаниях законодателя. С точки зрения необходимости таких документов, они могут быть востребованы в течение срока исковой давности.

Нередко такие документы запрашивают налоговые органы, поэтому в крупных корпорациях обычно хранят такие документы дольше положенного времени. Согласно общему правилу, хранить такие документы следует не дольше пяти лет после обревизования.

Как сделать акт сверки по контрагенту, если с ним заведено несколько договоров, расскажет это видео:

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/akty/sverka/s-kontragentami.html

Сроки хранения УПД, актов сверки, ТТН, доверенностей

Как хранить акты сверок с контрагентами

Тема: Первичные документы Как определить срок хранения документов. Сроки хранения УПД, актов сверки, ТТН, доверенностей. Требование с запросом документов за 2014-2016 г.

Вопрос: В компанию часто приходят требования от налоговой с запросами документов за прошлые года так пришло требование с запросом документов за 2014-2016 г..

Сколько срок хранения УПД, договоров, актов сверки, ТТН, доверенностей.

Ответ: Срок, в течение которого нужно хранить документы, зависит от их вида. Сроки хранения указаны в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

УПД, ТТН, акты сверки храните не менее 5 лет после отчетного года, некоторые виды договоров – не менее 5 лет, а если срок хранения договора не установлен – не менее 3 лет после окончания срока действия (исходя из того, что общий срок исковой давности составляет 3 года).

Доверенности, выданные руководителем на представление интересов организации, храните постоянно. Доверенности, полученные от контрагентов в связи с исполнением договора, должны храниться не менее срока хранения этого договора.

Подробнее об этом в рекомендациях Системы Главбух: https://www.1gl.ru/#/document/11/18227/Daiz3/.

Памятка, сколько хранить документы: https://www.1gl.ru/#/document/117/45538/.

Обоснование

Как определить срок хранения документов

«В юридическом отделе могут храниться:
– правоустанавливающие документы;
– локальные нормативные акты;
– договоры;
– доверенности;
– судебный архив;
– корреспонденция.

Для каждой из этих категорий документов срок хранения может быть разным.

Правоустанавливающие документы

В ситуациях, когда хранение документов регламентировано законодательно, необходимо соблюдать требования нормативно-правовых актов.

В отношении всех юридических лиц действуют Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и изданный в соответствии с ним перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень).

Перечень предусматривает следующие сроки хранения документов.

Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о госрегистрации юридического лица Постоянно
Свидетельства о госрегистрации, о регистрации ликвидации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей; уведомления на открытие филиалов, представительств Постоянно
Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах Пять лет
Уставы, положения организации  Постоянно
Договоры о создании (учреждении) общества, изменения и дополнения к ним Постоянно
Протоколы учредительных собраний  Постоянно
Списки учредителей  Постоянно
Положения о структурных подразделениях организации; о филиалах, представительствах Постоянно, старые – в течение трех лет после замены новыми
Положения о коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации Постоянно, старые – в течение трех лет после замены новыми
Доверенности, выданные руководителем организации, на представление интересов организации Постоянно
Документы (перечень сведений, положения и др.) по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации Постоянно
Лицензии, их дубликаты, заверенные копии Постоянно
Свидетельства, сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, знаков обслуживания Постоянно

Этот же приказ устанавливает сроки хранения ряда других документов, появляющихся в организации в процессе ведения деятельности.

Кроме того, в отношении акционерных обществ действует Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс. Этим положением устанавливается, в частности, что документы о создании, уставные документы и протоколы собраний акционеров должны храниться постоянно, а внутренние документы общества – до принятия новых.

Требование постоянно хранить правоустанавливающие документы вполне оправданно – ведь они необходимы организации, чтобы подтвердить то или иное право.

Локальные нормативные акты

В юридическом отделе хранятся локальные нормативные акты, имеющие отношение к работе самого этого отдела или составленные во исполнение требований федерального законодательства об исполнительных органах общества. Такими актами могут быть, в частности:
– положения о совете директоров;
– положения о конфиденциальной информации или коммерческой тайне;
– положения о филиалах или представительствах.

Также организация может принимать решение о создании нормативных актов, не предусмотренных законодательством, но необходимых для обеспечения деятельности. Например, это могут быть положения о согласовании договоров, о лицах, имеющих доступ к конфиденциальной информации, и т. п.

Приказом исполнительного органа может быть установлена необходимость хранения таких локальных актов в юридическом отделе.

Любой локальный нормативный акт должен храниться до тех пор, пока не будет принят новый.

Особые правила действуют для тех актов, которые составляются в соответствии с требованиями законодательства или могут быть использованы в качестве доказательств в суде (в частности, в трудовом споре может быть использовано соглашение о коммерческой тайне, подписанное сотрудником). Такие акты нужно хранить постоянно или столько, сколько требует законодательство.

Пример документов, для которых установлено требование хранить предыдущие редакции

Для некоторых видов положений Перечень устанавливает постоянный срок хранения и в дополнение к этому требует хранить их предыдущие редакции в течение трех лет с даты принятия новой. Такое требование установлено для положений о структурных подразделениях, а также о коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации.

Договоры

При определении сроков хранения договоров нужно учитывать требования корпоративного, гражданского и налогового законодательства.

В соответствии с законами об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью у акционеров и участников организации есть право затребовать и получить копии ряда договоров. Следовательно, организация должна обеспечить хранение таких договоров.

Для ряда договоров сроки хранения установлены законодательно и составляют пять лет с даты истечения срока действия договора. Если нормативными актами срок хранения не установлен, то договор необходимо хранить не менее трех лет с даты истечения срока его действия, поскольку три года – это общий срок исковой давности.

Принятие решения об уничтожении договоров лежит на исполнительном органе организации.

Документы, которые запрашиваются от контрагентов, необходимо хранить столько же, сколько составляет срок хранения договоров с соответствующими контрагентами.

Доверенности

Доверенности, выдаваемые организацией, могут храниться в юридическом отделе или в бухгалтерии, но требования к срокам их хранения должны быть едиными.

Доверенности, выдаваемые в связи с исполнением договора, должны храниться не менее срока хранения такого договора.

Доверенности, выдаваемые для представления интересов в суде, должны храниться до окончания разбирательства по делу.

В любом случае срок хранения доверенностей не должен быть менее общего срока исковой давности, поскольку доверенности являются подтверждением того, что действия совершались уполномоченным на них лицом, и могут быть доказательствами этого в суде или для проверяющих органов.

Перечень устанавливает сроки хранения для ряда доверенностей, которые могут быть выданы организацией: – доверенности, выданные руководителем организации на представление интересов организации, хранятся постоянно;

– доверенности, выданные на осуществление отдельных видов деятельности филиалам, представительствам, хранятся в течение пяти лет после истечения срока действия.

Судебный архив

Перечень устанавливает срок хранения для документов, представляемых в суды, – пять лет с даты вынесения решения.

Если у организации много судебных дел в производстве и юридический отдел ведет активную претензионно-исковую работу, то для решений, вступивших в законную силу, можно установить длительный срок хранения. Это позволит проводить анализ и обобщение практики по судебным спорам внутри отдела, что бывает полезно для обучения новых сотрудников.

Корреспонденция

В понятие корреспонденции можно включить входящую и исходящую корреспонденцию, описи отправленных и полученных документов, почтовые извещения и уведомления по отправленным документам контрагентам и в государственные органы власти.

Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции определяется в зависимости от важности того или иного письма.

Письма от контрагентов об изменении реквизитов и по иным схожим вопросам должны храниться в папках документов контрагента. Переписка с контрагентами должна храниться в течение всего срока действия хранения договора, к которому она относится, то есть не менее трех лет с даты истечения срока действия договора (с учетом срока исковой давности).

В случае возникновения спорных вопросов наличие таких документов будет дополнительным доказательством (например, спор может сводиться к тому, уведомил ли один из контрагентов второго о наступлении того или иного обстоятельства).

Почтовые уведомления о получении контрагентом направленных документов необходимо хранить вместе с документом, получение которого подтверждает уведомление. Срок хранения таких уведомлений равен сроку хранения документов, к которым они относятся.

Письма и уведомления государственных органов (ФНС и т. д.), а также описи по направлению документов в налоговые инспекции нужно хранить в течение законодательно определенного периода времени (если таковой есть), но не менее трех лет, поскольку именно за такой период может быть назначена, например, налоговая проверка.

При этом необходимо учитывать установленные в законодательстве правила для расчета периода «глубины» налоговых и иных проверок. Например, в текущем году налоговая проверка может быть назначена для проверки полноты и правильности уплаты налогов за три предыдущих года.

Поэтому в течение всего 2018 года необходимо хранить документы, относящиеся к 2017, 2016 и 2015 годам.

Если письмо касается текущих операций, то хранить такую переписку необходимо в течение срока хранения документов, связанных с такими операциями».

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг.

Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг.

Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».

Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/276365-sroki-hraneniya-upd-aktov-sverki-ttn-doverennostey

Как правильно хранить акты сверок

Как хранить акты сверок с контрагентами

Август 2009г. Рекомендации по организации хранения. Если у Вас небольшая компания и ведением бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства занимается бухгалтер, то обычно все это хранится у него в каморке.

Но даже в этом случае мы советуем иметь представление о том, что, где и как храниться – тогда, даже в случае увольнения бухгалтера, у Вас не возникнет проблем с поиском нужных документов.

Если же штатного бухгалтера нет, то упорядочив систему сбора и хранения документов, Вы облегчите себе дальнейшую жизнь и не будете тратить на поиски нужных документов свое время. Учредительные документы.

Такие документы рекомендуем хранить в надежном месте (например, в сейфе), при этом целесообразно иметь в запасе по несколько нотариально заверенных копий каждого из них, чтобы в случае необходимости (например, по запросу контрагента) не бежать в очередной раз к нотариусу.

Акт сверки с контрагентами: правила запроса и особенности составления

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов.

Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.


Внимание Как проводится сверка по расчётам Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени.

Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки.
Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия.

Проведите сверку расчетов!

Важно Ирина [e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва #9[44762] 22 апреля 2009, 10:46 kateika писал(а): Не подлежит регистрации только рекламная, поздравительная информация и бухгалтерские документы (просто там свой учет).Акты об осмотре помещения хранить и регистрировать нужно.

Проверка была – была! Выводы сделаны – сделаны! спасибо…а-то что это копии? они нам лишь копии предоставили…не суть?….

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #10[44767] 22 апреля 2009, 10:52 Любовь писал(а): Ju-lia, и вы говорили, что регистрации подлежат лишь документы требующие исполнения (акт ОБЭП о проверки помещения), как с ними поступать…все равно регистрировать? Его достаточно просто учитывать. У акта уже есть регистрационный номер. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Ошибка 404

Сделайте им отдельную папку Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Моя жизнь — мои правила.Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.Я — двулична.
Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Ирина [e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва #7[44747] 22 апреля 2009, 10:30 В нашей компании небольшой документооборот…порядка 30 писем в год выходит.

имеет ли смысл заводить отдельную, специальную папку под каждый орган? и насколько это недопустимо хранить все вх.

Где хранить акты, решения, постановления контролирующих гос. органов?

Вот эти документы советуем иметь всегда под рукой, а лучше всего – на видном месте в организации, например, на ресепшн. Инструкцию по технике безопасности — на стене около каждого рабочего места.

Организуйте так называемый «уголок по охране труда» при входе, развесьте таблички «запасной выход» и мини-огнетушители по офису – наглядная демонстрация серьезного подхода к охране труда в организации для любого проверяющего.

Естественно, что для полного и правильного обеспечения мер по охране труда, технике и пожарной безопасности потребуется гораздо бОльший бюджет и временные затраты, однако и собственными небольшими усилиями можно минимизировать риски штрафов и привлечения к административной ответственности.

Кассовые документы. Все операции, связанные с движением наличных денежных средств, должны отражаться в кассовой книге.

Акт сверки взаиморасчётов

В своих действиях всегда можно сослаться на то, что, если контрагент в течение 10 дней после вручения не прислал свои возражения (акт с разногласиями), акт сверки можно считать офертой. Расхождения в документе Обычно такие пометки ставятся в документах редко.

Основные услуги

Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.

Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Правила оформления акта Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону.

Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата. Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными.

Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

Сроки хранения документов

Работа с документом, подтвержденным второй стороной, позволит упредить ошибки в налоговом или бухгалтерском учете. Также наличие подшитого в деле акта всегда поможет решить спорные вопросы, так как по нему можно доказать факт принятия к учету тех или иных сумм.

Согласно Постановлению Президиума Высшего арбитражного суда, за номером 13096/12 от 2013 года, дата подписания акта сверки может использоваться как день отсчета нового срока исковой давности. Цель формирования

  1. Первой функцией, которую выполняет акт сверки, является подтверждение хозяйственных операций. Особенно документ актуален сегодня, когда большинство организаций применяют для расчетов системы дистанционного банковского обслуживания. Счет-фактуры подтверждают отгрузку, но только в одностороннем порядке, а акты приема-передачи могут возвращаться от контрагентов годами.

Как хранить акты сверок

Кассовая книга должна быть прошнурована и пронумерована и скреплена подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью организации. Кстати. Для сшивания документов (особенно если их не много) совсем не обязательно покупать дорогостоящие наборы в канцелярских магазинах – используйте обычную нитку плюс иголку, результат получается тот же.

Тем, кто ведет кассовую книгу в электронном виде, советуем распечатывать ее по мере необходимости. Если операций по кассе немного – раз в год, полугодие или квартал.

У кого большие обороты по кассе – раз в месяц, а у кого-то может быть и стопка документов за один день. Иногда оформлять книгу в печатном виде приходится в связи с проверкой обслуживающего банка соблюдения кассовой дисциплины. На каждую операцию составляются приходные или расходные кассовые ордера.

Частота издания таких документов может определяться учетной политикой организации в зависимости от специфики деятельности компании. Например, в газовых компаниях обычно запрашивают такты сверок ежеквартально.

Форма Как таковой формы документа не устанавливается. Бланк всегда можно скачать в сети интернет и воспользоваться рекомендациями по его заполнению.

За организациями сохраняется право вносить свои изменения в форму. Такие действия обычно совершаются для целей повышения информативности АС.

Например, одна организация имеет просроченный платеж за поставленный товар свыше 30 суток. Если по условиям договора предусматриваются пени, их отражают в акте сверки, увеличивая на эту сумму конечное сальдо.

Нормативное регулирование Как уже отмечалось ранее, форма АС ничем не устанавливается.

Источник: http://advokat-zulfigarov.ru/kak-pravilno-hranit-akty-sverok/

Адвокат Фомин